Fereastra Excel – figura 1.1.- are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows:
• o bară de meniuri - de unde se pot selecta comenzi;
• o bară de stare – care indică starea activităţii curente;
• bare de instrumente – care conţin butoane şi liste derulante prin care se obţine acces rapid
la comenzile utilizate rapid.
Configurarea unui nou registru de calcul
Cînd se lansează în execuţie programul Excel, pe ecran apare o fereastră care conţine un registru de calcul nou. Registrul (Workbook) este principalul document folosit în Excel pentru stocarea şi prelucrarea datelor. Un registru este format din foi de calcul individuale, fiecare din acestea putînd conţine date. în configuraţia prestabilită, fiecare registru de calcul creat conţine 3 foi de calcul (Sheet1, Sheet2, Sheet3), dar ulterior se pot adăuga mai multe foi (pînă la 255).
Foile de calcul pot conţine diverse tipuri de informaţii. în mod obişnuit foile dintr-un registru de calcul conţin informaţii legate între ele. De exemplu, la un buget, fiecare foaie poate conţine bugetul pentru un anumit departament din cadrul companiei.
În partea de jos a registrului există o bară de derulare a foilor de calcul (figura 1.2). în această bară sunt afişate numele foilor de calcul. (Dacă această bară nu apare, din meniul Tools se selectează comanda Options. în caseta de dialog Options se selectează butonul View şi se marchează caseta Sheet Tools). La un registru nou, foaia de calcul curentă este Sheet1. Se poate trece la o altă foaie făcînd clic pe numele ei. De exemplu pentru a trece pe foaia Sheet 2 se face clic pe deasupra numelui ei.
În bara de derulare a foilor de calcul, nu pot apare numele tuturor foilor de calcul. De aceea, în bara de derulare a foilor au mai fost prevăzute 4 butoane care permit deplasarea printre foile registrului. Aceste butoane nu realizează selectarea foilor de calcul, ele permit doar derularea numelor lor.
Tabelul de mai jos descrie operaţiile pe care le realizează aceste butoane:
Dacă un registru conţine mai multe foi de calcul, numele acestora sunt importante pentru identificare. Chiar şi atunci cînd există o singură foaie în registrul de calcul, numele acesteia este important, deoarece poate fi folosit în formule şi furnizează antetul prestabilit pentru pagina tipărită. De aceea este recomandabil ca foilor de calcul să li se acorde nume mai sugestive decăt Sheet 1, Sheet2 etc.
Pentru a denumi o foaie de calcul se execută următorii paşi:
1. Se aplică un dublu clic pe eticheta foii de calcul (în bara de derulare a foilor de calcul). Numele foii de calcul va fi afişat în video invers;
2. Se introduce noul nume, după care se apasă . În mod prestabilit un registru conţine 3 foi de calcul. Dacă este necesar se pot adăuga noi foi de calcul. Pentru a introduce o nouă foaie de calcul trebuie parcurşi următorii paşi:
1.Se poziţionează cursorul mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul (în bara de derulare a foilor de calcul);
2. Se aplică un clic folosind butonul drept al mouse-ului;
3. Pe ecran apare un meniu din care se selectează comanda Insert.
Foile de calcul suplimentare pot fi eliminate prin operaţia de ţtergere astfel:
1. Se poziţionează cursorul mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul (în bara de derulare a foilor de calcul);
2. Se aplică un clic folosind butonul drept al mouseului;
3. Pe ecran apare un meniu din care se selectează comanda Delete.
Deplasarea în cadrul foii de calcul
Într-o foaie de calcul informaţiile sunt prezentate în cadrul unei interfeţe grafice formate din linii şi coloane (figura 1.3). Coloanele au ataşate litere, iar liniile sunt numerotate cu cifre. O foaie de calcul conţine 256 coloane şi 65536 de linii. Coloanele au etichetele dispuse în partea superioară a ferestrei documentului ţi sunt notate cu litere (A, B, ..., Z), apoi combinaţii de două litere (AA, AB pînă la IV). Liniile sunt numerotate de la 1 la 65536 în partea stîngă a ferestrei documentului.
La intersecţia dintre o coloană şi o linie se găseşte o celulă. Celula este unitatea fundamentală pentru stocarea datelor. Ea poate fi referită folosind litera coloanei şi cifra liniei la intersecţia cărora se află (de exemplu A5, B7). într-o celulă se pot introduce mai multe tipuri de informaţii:
• Texte - capete de tabel, etichete, note, texte explicative;
• Valori – numere, date calendaristice şi ore, valori logice;
• Formule – formule de calcul cu ajutorul cărora este calculată o nouă valoare în funcţie de informaţiile din alte celule.
Celula activă este celula care este marcată. Informaţiile tastate apar în celula activă.
Pentru a introduce date în altă celulă, mai întîi se activează celula respectivă. După introducerea datelor se iese din celulă cu , altfel există posibilitatea ca următoarele comenzi să nu poată fi aplicate.
Foile de calcul pot avea uneori dimensiuni foarte mari. în aceste situaţii pentru a găsi sau introduce informaţii trebuie folosite metode speciale de deplasare prin foile de calcul.
Deplasarea se poate efectua cu mouse-ul sau prin intermediul tastaturii. Pentru a efectua deplasarea (prin foaie) cu mouse-ul se folosesc barele de derulare verticală şi orizontală care se găsesc în partea dreaptă şi de jos a fiecărei foi de calcul (figura 1.3).
Fiecare bară conţine două săgeţi. Prin executarea unui clic pe o săgeată se pot realize următoarele operaţii:
Pentru deplasare mai rapid[ prin foaie se pot folosi casetele de derulare (prin tragerea lor în bara de derulare). Locul ocupat de caseta de derulare în cadrul barei de derulare indică poziţia relativă a ferestrei faţă de întreaga zonă a foii de calcul.
O celulă se poate activa rapid plasînd cursorul mouse-ului pe celula respectivă şi executînd un clic pe butonul din stînga al mouse-ului.
Deplasarea prin foaia de calcul cu ajutorul tastaturii se poate face cu următoarele taste:
Utilizarea barelor de instrumente
Barele de instrumente (afişate sub meniu) permit un acces mai rapid la procedurile şi comenzile des utilizate. Pentru a lucra cu barele de instrumente este necesar mouse-ul. Pentru utilizarea unei anumite comenzi se execută un clic pe butonul asociat comenzii sau funcţiei de care aveţi nevoie.
În Excel există mai multe bare de instrumente, dar nu trebuie folosite toate în acelaşi timp deoarece se încarcă prea mult ecranul. Este bine să fie vizualizate doar barele care conţin comenzi ce trebuie folosite. Există mai multe bare de instrumente predefinite care pot fi afişate selectînd din meniul View comanda Toolbars. Cele mai folosite bare de instrumente sunt prezentate în continuare:Bara Standard.
Conţine butoane pentru comenzi de formatare, administrare fişiere şi tipărire.
Bara Formatting
Conţine butoane utilizate pentru formatarea fonturilor, comenzi de aliniere, formate numerice, formatarea marginilor, stabilire culori.
Bara Chart.
Conţine butoane pentru formatarea graficelor.
Bara Pivot Table
Conţine butoane folosite pentru crearea, actualizarea şi organizarea tabelelor pivot
Bara Drawing.
Conţine butoane pentru desenare.
Bara Forms.
Conţine butoane prin intermediul cărora se pot adăuga foii de calcul obiecte cum ar fi: casete de validare, butoane de opţiuni, liste de derulare.
Bara Stop Recording.
Conţine două butoane care produc încheierea şi oprirea/repornirea înregistrării unei comenzi macro.
Conţine butoane cu comenzi pentru detectarea erorilor uzuale din foile de calcul Excel.
Bara Full Screen.
Această bară de instrumente apare atunci cînd Excel a fost configurat pentru lucrul pe întreg ecranul. Apăsarea butonului produce întoarcerea la modul de lucru anterior.
